Przy zamówieniu 100 paczek świątecznych najpierw ustal liczbę odbiorców, budżet całkowity i sposób wręczenia. Dopiero na tej podstawie wybierz zestaw. Taka kolejność pozwala uniknąć sytuacji, w której prezenty mieszczą się w cenie, ale zabrakło środków na personalizację albo transport do oddziałów.
Jedna lista, z której korzysta cały zespół
Wyznacz osobę zatwierdzającą zamówienie. HR może zbierać liczbę odbiorców, marketing sprawdzać logo, a administracja odbierać dostawę, lecz dostawca powinien otrzymać jedną uzgodnioną wersję ustaleń. W przeciwnym razie łatwo zamówić różne warianty tej samej paczki.
Poniższy podział jest przykładem planistycznym, a nie opisem realizacji Fabulosy:
| Miejsce wręczenia | Liczba paczek | Osoba odpowiedzialna |
|---|---|---|
| Biuro główne | 60 | Koordynator administracji |
| Drugi oddział | 25 | Opiekun oddziału |
| Zespół pracujący zdalnie | 15 | Koordynator dystrybucji |
| Razem | 100 | Jeden właściciel zamówienia |
Co zatwierdzić przed wyborem zestawu?
Ustal, czy wszystkie paczki mają mieć ten sam skład. Jeśli potrzebujesz wariantu bez alkoholu, policz go osobno. Zapisz też datę, kiedy prezenty muszą znaleźć się u osoby odpowiedzialnej za wręczenie. Data firmowej wigilii nie powinna być jednocześnie planowaną datą odbioru przesyłki.
Porównując propozycje, sprawdzaj zawartość i wielkość opakowań produktów. Sama liczba elementów nie mówi, czy zestawy są porównywalne. Poproś również o informację, co nastąpi, gdy jeden ze składników będzie niedostępny: czy zmiana wymaga Twojego potwierdzenia i czy wpłynie na cenę.
Jak przygotować zapytanie?
Możesz skorzystać z takiego opisu: „Potrzebujemy 100 paczek dla pracowników, w tym 25 bez alkoholu. Budżet obejmuje zestawy, personalizację i transport. Prezenty będą wręczane w dwóch oddziałach oraz przekazywane osobom zdalnym. Prosimy o potwierdzenie możliwego sposobu dostawy i terminu”. Uzupełnij go o konkretną kwotę oraz datę.
Zobacz paczki świąteczne dla pracowników, a następnie przekaż Fabulosie założenia zamówienia. Dostępność 100 identycznych zestawów oraz podział dostawy wymagają potwierdzenia dla wybranego wariantu.
Czy trzeba wybierać 100 identycznych prezentów?
Nie jest to konieczne z punktu widzenia planowania. Dwa dobrze opisane warianty mogą uwzględnić różne preferencje odbiorców. Warto jednak zachować podobny charakter i wartość upominków oraz wcześniej ustalić, jak rozpoznać poszczególne wersje bez otwierania opakowań.